Wenn eine Rechnung überfällig ist, entscheidet eine korrekt formulierte Mahnung darüber, wie schnell Sie an Ihr Geld kommen. Wir zeigen Ihnen die Pflichtangaben, die Mahnstufen und wie Sie Verzugszinsen richtig berechnen.
Eine überfällige Rechnung kostet Sie nicht nur Liquidität, sondern auch Zeit und Nerven. Die gute Nachricht: Mit einer klar formulierten Mahnung setzen Sie Ihre Forderung auf ein rechtssicheres Fundament – und schaffen die Grundlage für Verzugszinsen, eine Verzugspauschale und, falls nötig, weitere Schritte. Dieser Ratgeber erklärt Ihnen Schritt für Schritt, was eine Mahnung enthalten muss, wie viele Mahnstufen sinnvoll sind und wie Sie die Zinsen korrekt berechnen. Fertige Textbausteine zum Kopieren finden Sie weiter unten.
Pflichtangaben einer wirksamen Mahnung
Eine Mahnung ist rechtlich eine sogenannte Mahnung im Sinne des § 286 Abs. 1 BGB: eine eindeutige Aufforderung an den Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen. Damit sie ihre Wirkung entfaltet und im Streitfall belastbar ist, sollte sie folgende Angaben enthalten:
- Ihre vollständigen Absenderdaten und die korrekten Daten des Schuldners.
- Eindeutiger Bezug zur offenen Rechnung – Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ursprüngliches Zahlungsziel.
- Der offene Betrag, klar beziffert und von etwaigen bereits gezahlten Teilbeträgen abgegrenzt.
- Eine konkrete Zahlungsfrist mit Datum (z. B. „bis zum 25.07.2026“). Vage Formulierungen wie „umgehend“ sollten Sie vermeiden.
- Ihre Bankverbindung und den gewünschten Verwendungszweck.
- Ein Hinweis auf die Folgen bei erneutem Ausbleiben der Zahlung (Verzugszinsen, weitere Kosten, ggf. Übergabe an ein Inkassounternehmen).
Eine handschriftliche Unterschrift ist nicht zwingend erforderlich – auch eine Mahnung per E-Mail ist wirksam. Wichtig ist, dass Sie den Zugang beim Schuldner belegen können. Bewahren Sie deshalb Versandnachweise auf. Dies ist keine Rechtsberatung im Einzelfall; im Zweifel lassen Sie die Formulierung prüfen.
1., 2. und 3. Mahnung – wo liegt der Unterschied?
Ein weit verbreiteter Irrtum lautet: Der Schuldner gerät erst mit der dritten Mahnung in Verzug. Das ist falsch. Verzug tritt nicht erst mit der 3. Mahnung ein, sondern bereits mit der ersten Mahnung nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB) – oder ganz ohne Mahnung, wenn im Vertrag ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsdatum vereinbart wurde (§ 286 Abs. 2 BGB).
Gegenüber Unternehmern (B2B) tritt der Verzug zudem automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung bzw. nach Fälligkeit ein (§ 286 Abs. 3 BGB), auch ohne jede Mahnung. Bei Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn Sie in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen haben.
Rechtlich brauchen Sie also gar keine drei Mahnungen. Die abgestufte Praxis mit erster, zweiter und dritter Mahnung ist eine kaufmännische Gepflogenheit, kein gesetzliches Muss. Sie dient dazu, den Ton schrittweise zu verschärfen und die Kundenbeziehung zu schonen. Ab der ersten Mahnung nach Verzugseintritt dürfen Sie Verzugszinsen berechnen. Wie viele Stufen für Sie sinnvoll sind, hängt vom Einzelfall ab – die folgende Tabelle gibt Ihnen eine praxistaugliche Orientierung.
| Mahnstufe | Tonalität | Typische Frist | Zusätzliche Kosten |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung (freiwillig) | Freundlich, „möglicherweise übersehen“ | 7–10 Tage | Keine |
| 1. Mahnung | Sachlich, verbindlich | 7–14 Tage | Ab Verzug: Verzugszinsen, ggf. 40 € Pauschale (B2B) |
| 2. Mahnung | Bestimmt, Fristsetzung | 7 Tage | Verzugszinsen laufen weiter |
| 3. Mahnung / letzte Mahnung | Deutlich, mit Ankündigung weiterer Schritte | 5–7 Tage | Ankündigung Inkasso / Mahnverfahren |
Eine „Zahlungserinnerung“ ist ein höfliches Wording, rechtlich aber bereits eine Mahnung, sofern sie zur Zahlung auffordert. Der Verzug knüpft nicht an das Etikett, sondern an den Inhalt.
Verzugszinsen richtig berechnen
Ab Verzugseintritt haben Sie Anspruch auf Verzugszinsen nach § 288 BGB. Deren Höhe orientiert sich am Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank, der halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli angepasst wird. Der Basiszinssatz beträgt aktuell 1,27 % (Stand 01.01.2026) – bitte prüfen Sie den Wert tagesaktuell, da er sich zum 1. Juli 2026 geändert haben kann.
- Gegenüber Verbrauchern: Basiszins + 5 Prozentpunkte = 6,27 % pro Jahr.
- Gegenüber Unternehmern (B2B): Basiszins + 9 Prozentpunkte = 10,27 % pro Jahr.
Bei Geschäftskunden dürfen Sie zusätzlich eine Verzugspauschale von 40 € geltend machen (§ 288 Abs. 5 BGB). Diese Pauschale gilt nur im B2B-Bereich, nicht gegenüber Verbrauchern.
Eine B2B-Forderung über 3.000 € ist seit 60 Tagen im Verzug. Bei 10,27 % Jahreszins ergibt sich: 3.000 € × 10,27 % × 60 / 365 ≈ 50,64 € Verzugszinsen. Hinzu kommt die Verzugspauschale von 40 €. Ihr Schuldner schuldet Ihnen also rund 3.090,64 €.
Die genaue Berechnung übernimmt Ihnen unser Verzugszinsen-Rechner – dort geben Sie einfach Betrag, Zeitraum und Schuldnertyp ein. Wie die Formel im Detail funktioniert und welche Sonderfälle es gibt, lesen Sie im Ratgeber Verzugszinsen berechnen.
Muster-Textbausteine für Ihre Mahnung
Die folgenden Bausteine können Sie an Ihren Fall anpassen und in Ihr Schreiben übernehmen. Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre konkreten Daten.
Betreff: Zahlungserinnerung / Mahnung zu Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
für unsere Leistung/Lieferung haben wir Ihnen am [Rechnungsdatum] die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] über [Betrag] € gestellt. Das Zahlungsziel war der [Fälligkeitsdatum]. Bis heute konnten wir keinen Zahlungseingang feststellen.
Wir bitten Sie, den offenen Betrag von [Betrag] € bis spätestens [konkretes Datum] auf folgendes Konto zu überweisen: [IBAN], Verwendungszweck: [Rechnungsnummer].
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name / Ihre Firma]
Für die letzte Mahnung empfiehlt sich eine deutlichere Formulierung mit klarer Konsequenz:
Trotz unserer vorangegangenen Mahnung ist der offene Betrag von [Betrag] € weiterhin nicht bei uns eingegangen. Wir setzen Ihnen hiermit eine letzte Frist bis zum [Datum]. Nach fruchtlosem Fristablauf geben wir die Forderung ohne weitere Ankündigung zur außergerichtlichen Beitreibung an ein Inkassounternehmen ab. Die dadurch entstehenden Kosten sowie Verzugszinsen tragen Sie als Verzugsschaden.
Was tun, wenn auch die letzte Mahnung ignoriert wird?
Reagiert Ihr Schuldner selbst auf die letzte Mahnung nicht, sollten Sie nicht endlos weitermahnen. Jede weitere Mahnung kostet Sie Zeit und signalisiert Ihrem Schuldner, dass keine Konsequenzen folgen. Zwei Wege führen jetzt weiter:
- Inkasso beauftragen: Ein registriertes Inkassounternehmen übernimmt die außergerichtliche Beitreibung. Die Inkassokosten sind als Verzugsschaden grundsätzlich vom Schuldner zu tragen – der Bundesgerichtshof hat dies mit Urteil vom 19.02.2025 (VIII ZR 138/23) erneut bestätigt.
- Gerichtliches Mahnverfahren: Über das zentrale Mahngericht (§§ 688 ff. ZPO) erwirken Sie einen Mahnbescheid und – nach Ablauf der Widerspruchsfrist – einen vollstreckbaren Titel.
Welcher Weg für Sie sinnvoll ist, hängt davon ab, ob die Forderung bestritten wird und wie hoch sie ist. Einen Überblick über alle Optionen gibt Ihnen der Ratgeber Kunde zahlt nicht – was tun?. Wie eine Übergabe an ein Inkassobüro abläuft und worauf Sie achten sollten, erklären wir unter Inkasso beauftragen.
Ihre Forderung verjährt in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden ist. Warten Sie also nicht zu lange – eine Mahnung allein hemmt die Verjährung nicht, ein Mahnbescheid hingegen schon (§ 204 BGB).
Letzte Mahnung ohne Wirkung?
Übergeben Sie Ihre offene Forderung in nur zwei Minuten an CREDARIA – ohne Grundgebühr, ohne Mitgliedschaft. Die Inkassokosten trägt grundsätzlich der Schuldner, und wir prüfen jeden Fall juristisch, bevor wir tätig werden.
Forderung übergeben →Fazit: Konsequent und rechtssicher mahnen
Eine wirksame Mahnung ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern Ihr wichtigstes Werkzeug, um überfällige Rechnungen einzutreiben. Achten Sie auf die Pflichtangaben, setzen Sie klare Fristen und machen Sie Ihren Verzugszinsanspruch geltend. Denken Sie daran: Der Verzug tritt bereits mit der ersten Mahnung – oder automatisch – ein, nicht erst mit der dritten. Bleibt die Zahlung trotz letzter Mahnung aus, sollten Sie zügig handeln und die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben oder das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, bevor die Verjährung droht.
Quellen & weiterführende Informationen
Stand: 1. Juli 2026. Angaben zu Zinssätzen und gesetzlichen Werten ohne Gewähr – bitte tagesaktuell prüfen.