Wenn Rechnungen offen bleiben und Mahnungen verpuffen, kostet jeder Tag Liquidität. Dieser Leitfaden zeigt, wann sich ein Inkassoauftrag lohnt, wie er abläuft und mit welchen Kosten Sie realistisch rechnen.
Eine offene Forderung bindet nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Nerven. Irgendwann ist der Punkt erreicht, an dem eigene Mahnungen nichts mehr bewirken und Sie die Sache aus der Hand geben möchten. Ein professionelles Inkasso übernimmt dann die Kommunikation mit dem Schuldner, treibt die Forderung strukturiert bei und schützt im Idealfall sogar die Kundenbeziehung. Damit Sie die richtige Entscheidung treffen, klären wir hier die Voraussetzungen, den Ablauf und die Kosten – und wann sich der Schritt tatsächlich rechnet.
Voraussetzungen: Wann Sie eine Forderung übergeben können
Bevor Sie ein Inkassobüro beauftragen, sollte die Forderung drei Kriterien erfüllen. Nur dann lässt sie sich sauber und rechtssicher beitreiben.
- Fällig: Das vereinbarte Zahlungsziel ist verstrichen. Ohne Fälligkeit gibt es keinen Anspruch auf sofortige Zahlung.
- Berechtigt: Es existiert eine nachvollziehbare Grundlage – etwa ein Vertrag, eine Bestellung oder eine erbrachte Leistung samt Rechnung.
- Unbestritten: Der Schuldner hat die Forderung nicht ernsthaft und substantiiert bestritten. Bestrittene Forderungen gehören eher vor Gericht als ins außergerichtliche Inkasso.
Entscheidend ist außerdem der Verzug. Nach § 286 BGB gerät der Schuldner spätestens durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug. Bei Geschäftskunden tritt Verzug ohne Mahnung automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB); gegenüber Verbrauchern müssen Sie auf diese Folge in der Rechnung hinweisen. Erst mit Verzug entstehen Verzugszinsen und ein Anspruch auf Erstattung der Inkassokosten. Wie Sie den Verzug korrekt herbeiführen, lesen Sie im Überblick Kunde zahlt nicht – was tun.
Eine vorherige Mahnung ist keine gesetzliche Bedingung für den Inkassoauftrag, in der Praxis aber sinnvoll. Sie schafft einen sauberen Verzugsnachweis und ist häufig Voraussetzung, um eine Forderung später an Auskunfteien melden zu dürfen.
Ablauf Schritt für Schritt
Ein Inkassoverfahren gliedert sich in drei Phasen. Der Großteil aller Fälle erledigt sich bereits in der ersten oder zweiten Stufe – ohne Gericht.
1. Übergabe der Forderung
Sie übergeben die Forderung mit den relevanten Unterlagen an den Inkassodienstleister. Bei CREDARIA geht das online in rund zwei Minuten; anschließend verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit im Portal. Vor der ersten Anschreibung steht eine juristische Fallprüfung, damit nur berechtigte und aussichtsreiche Forderungen weiterverfolgt werden.
2. Außergerichtliches Inkasso
Der Dienstleister kontaktiert den Schuldner schriftlich und telefonisch, setzt neue Fristen, klärt Rückfragen und bietet – wo sinnvoll – eine Ratenzahlung an. Ziel ist der freiwillige Ausgleich der Hauptforderung samt Verzugszinsen, Verzugspauschale und Inkassokosten. Dieser Weg ist schnell, kostengünstig und schont die Geschäftsbeziehung.
3. Gerichtliches Inkasso
Zahlt der Schuldner trotzdem nicht und ist die Forderung unbestritten, folgt in der Regel das gerichtliche Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO. Es läuft online über das zentrale Mahngericht: Auf den Mahnbescheid hat der Schuldner zwei Wochen Widerspruchsfrist; erfolgt kein Widerspruch, ergeht der Vollstreckungsbescheid – ein Titel, aus dem 30 Jahre lang vollstreckt werden kann (§ 197 BGB). Widerspricht der Schuldner, geht es ins streitige Verfahren. Erst mit einem Titel ist die anschließende Zwangsvollstreckung möglich.
Die Regelverjährung beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt mit dem Ende des Entstehungsjahres (§ 199 BGB). Eine Forderung aus 2023 verjährt somit am 31.12.2026. Ein Mahnbescheid hemmt die Verjährung (§ 204 BGB), eine Ratenzahlung oder ein Anerkenntnis lassen sie neu beginnen (§ 212 BGB). Warten Sie mit der Übergabe daher nicht zu lange.
Was kostet es, ein Inkassobüro zu beauftragen?
Die wichtigste Nachricht zuerst: Die Inkassokosten trägt grundsätzlich der Schuldner. Als Teil des Verzugsschadens sind sie erstattungsfähig – das hat der BGH mit Urteil vom 19.02.2025 (VIII ZR 138/23) noch einmal bestätigt. Für Sie als Gläubiger bleibt im Erfolgsfall die Hauptforderung ungeschmälert.
Die Höhe der Inkassokosten ist gesetzlich gedeckelt: Registrierte Inkassodienstleister dürfen nach § 4 RDGEG nicht mehr berechnen, als ein Rechtsanwalt nach dem RVG verlangen dürfte. Die Geschäftsgebühr richtet sich nach dem Forderungswert und einem Gebührensatz:
| Gebührensatz | Typischer Fall |
|---|---|
| 0,5-fach | Schuldner zahlt binnen zwei Wochen |
| 0,9-fach | Regelfall / Höchstsatz gegenüber Verbrauchern außergerichtlich |
| 1,3-fach | schwierige oder umfangreiche Fälle |
Hinzu kommt eine Auslagenpauschale von 20 %, höchstens jedoch 20 €. Die RVG-Sätze wurden zuletzt durch das KostBRÄG 2025 (seit 1.6.2025) angehoben. Neben den Inkassokosten kann der Schuldner auch mit Verzugszinsen belastet werden: gegenüber Verbrauchern Basiszins + 5 Prozentpunkte, gegenüber Unternehmen Basiszins + 9 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Bei einem Basiszinssatz von aktuell 1,27 % (Stand 01.01.2026, bitte tagesaktuell prüfen) sind das 6,27 % bzw. 10,27 %. Im B2B-Bereich kommt zusätzlich die Verzugspauschale von 40 € hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB).
Anders als bei manchen Anbietern zahlen Sie bei CREDARIA keine Grundgebühr und keine Mitgliedschaft. Die Kosten sind an das RVG gekoppelt und werden dem Schuldner in Rechnung gestellt. Mit dem Inkassokosten-Rechner sehen Sie in wenigen Sekunden, welche Beträge in Ihrem Fall entstehen.
Welche Unterlagen Sie bereithalten sollten
Je vollständiger die Übergabe, desto schneller und reibungsloser läuft das Inkasso. Halten Sie idealerweise Folgendes bereit:
- Kopie der Rechnung mit Rechnungsnummer, -datum und Fälligkeit
- Nachweis der Forderungsgrundlage (Vertrag, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein)
- bereits versendete Mahnungen und deren Datum
- Name und aktuelle Anschrift des Schuldners – bei Firmen die vollständige Firmierung
- Zahlungseingänge oder Teilzahlungen, die bereits erfolgt sind
- etwaige Korrespondenz, insbesondere wenn der Schuldner Einwände erhoben hat
Bei einer Online-Übergabe genügt in der Regel das Hochladen der Rechnung; weitere Dokumente reichen Sie bei Bedarf nach.
Inkasso oder Anwalt?
Für unbestrittene Geldforderungen ist ein registrierter Inkassodienstleister meist die effizientere Wahl: Er ist auf die standardisierte Beitreibung spezialisiert, arbeitet skaliert und rechnet – aufgrund der RVG-Kopplung – nach denselben Sätzen ab wie ein Anwalt. Sobald es jedoch um rechtlich strittige Fragen geht, der Schuldner die Forderung substantiiert bestreitet oder eine komplexe Klage droht, ist anwaltliche Vertretung sinnvoll. Viele seriöse Inkassodienstleister – so auch CREDARIA mit eigener juristischer Fallprüfung – erkennen solche Fälle frühzeitig und leiten sie geordnet weiter. Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie unter Inkasso oder Anwalt.
Dieser Beitrag bietet allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass der Dienstleister nach dem RDG registriert und im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen ist; registrierte Inkassounternehmen stehen seit dem 1.1.2025 unter Aufsicht des Bundesamts für Justiz.
Wann sich Inkasso lohnt
Ob sich der Aufwand rechnet, hängt weniger von der Forderungshöhe als von der Situation ab. In folgenden Fällen ist die Übergabe fast immer die bessere Wahl:
- Ihre eigenen Mahnungen bleiben ohne Reaktion – auch bei wiederholter Mahnung.
- Sie möchten den Verwaltungsaufwand auslagern und Ihre Liquidität sichern.
- Die Verjährung rückt näher und Sie brauchen zügig eine verjährungshemmende Maßnahme.
- Sie wollen die Kundenbeziehung schonen und die Kommunikation an einen neutralen Dritten abgeben.
Weil die Kosten grundsätzlich der Schuldner trägt und bei CREDARIA keine Grundgebühr anfällt, ist Ihr finanzielles Risiko gering. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen – vom Handwerksbetrieb über Arztpraxen bis zu Dienstleistern – bedeutet professionelles Inkasso vor allem eines: Zeit für das Kerngeschäft statt für die Jagd nach offenen Rechnungen. Die konkreten Konditionen finden Sie transparent unter Konditionen.
Offene Forderung in 2 Minuten übergeben
Kein Grundpreis, keine Mitgliedschaft, Kosten trägt grundsätzlich der Schuldner: Geben Sie Ihre Forderung online ab und verfolgen Sie jeden Schritt in Echtzeit im Portal.
Forderung übergeben →Quellen & weiterführende Informationen
Stand: 1. Juli 2026. Angaben zu Zinssätzen und gesetzlichen Werten ohne Gewähr – bitte tagesaktuell prüfen.