Kunde zahlt nicht – was tun? Die 6 wirksamsten Schritte

Wenn ein Kunde nicht zahlt, entscheidet Ihr Vorgehen über bares Geld: Wer strukturiert und fristgerecht handelt, holt offene Beträge deutlich häufiger ein. Diese sechs Schritte zeigen Ihnen, wie.

Eine offene Rechnung ist zunächst kein Grund zur Panik – aber ein Grund zum Handeln. Die häufigsten Ursachen sind schlichte Nachlässigkeit, ein übersehener Beleg oder ein vorübergehender Liquiditätsengpass beim Kunden. Je länger Sie warten, desto geringer wird jedoch die Wahrscheinlichkeit, an Ihr Geld zu kommen, und desto näher rückt die Verjährung. 2026 melden rund 60 % der Unternehmen eine schlechtere Zahlungsmoral (Atradius, Stand 2026), während die Unternehmensinsolvenzen weiter steigen. Ein klarer, abgestufter Prozess schützt Ihre Liquidität – und Ihre Kundenbeziehung. Die folgenden sechs Schritte führen Sie sicher von der ersten Erinnerung bis zur Durchsetzung.

Schritt 1: Sofortmaßnahmen und freundliche Zahlungserinnerung

Bevor Sie den Fall eskalieren, verschaffen Sie sich Klarheit. Prüfen Sie Ihre eigenen Unterlagen: Ist die Rechnung nachweislich zugegangen? Stimmen Rechnungsadresse, Betrag, Bankverbindung und Zahlungsziel? Fehlerhafte Rechnungen sind ein häufiger Grund, warum Kunden nicht zahlen – und ein solcher Fehler kann den Verzug hinauszögern.

Ist alles korrekt, folgt die freundliche Zahlungserinnerung. Sie ist bewusst kulant formuliert, denn oft handelt es sich nur um ein Versehen. Ein kurzer Anruf oder eine sachliche E-Mail mit Bezug auf Rechnungsnummer, Betrag und einem neuen, konkreten Zahlungsziel (etwa sieben Tage) wirkt häufig Wunder – ohne das Verhältnis zu belasten.

Dokumentieren Sie ab diesem Zeitpunkt jeden Kontakt: Datum, Uhrzeit, Gesprächsinhalt und die getroffenen Zusagen. Diese lückenlose Historie ist später Gold wert – sowohl gegenüber dem Schuldner als auch, falls es zum gerichtlichen Verfahren kommt oder Sie die Sache an ein Inkassounternehmen übergeben. Halten Sie außerdem den Zugang der Rechnung fest, denn er ist entscheidend für die Berechnung des Verzugs. Bei Zahlungszusagen empfiehlt es sich, diese kurz schriftlich per E-Mail zu bestätigen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Wichtig: Eine Zahlungserinnerung ist rechtlich noch keine Mahnung und noch kein Nachweis für Verzug. Sie ist der freundliche erste Schritt – nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Schritt 2: Mahnung setzen und Verzug rechtssicher begründen

Zahlt der Kunde weiterhin nicht, setzen Sie eine förmliche Mahnung. Sie fordert den Schuldner unmissverständlich zur Zahlung bis zu einem konkreten Datum auf und bringt ihn – sofern nicht ohnehin schon eingetreten – in Verzug nach § 286 BGB.

Formal genügt für eine wirksame Mahnung eine eindeutige, bestimmte Zahlungsaufforderung. Ein besonderes Formular ist nicht vorgeschrieben, und auch der oft gehörte Satz „Sie müssen dreimal mahnen“ ist ein Mythos: Rechtlich reicht in der Regel eine einzige Mahnung, um den Verzug herbeizuführen. In der Praxis hat sich dennoch ein zwei- bis dreistufiges Vorgehen mit steigender Deutlichkeit bewährt, weil es dem Kunden Gelegenheit gibt, ohne Gesichtsverlust zu zahlen. Setzen Sie in jeder Stufe eine klare, angemessene Frist – üblich sind sieben bis zehn Tage.

Der Verzug ist der entscheidende rechtliche Hebel, denn erst ab diesem Zeitpunkt können Sie zusätzliche Kosten geltend machen:

• Verzugszinsen (§ 288 BGB): bei Verbrauchern Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte (aktuell 6,27 %), bei Geschäftskunden Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte (aktuell 10,27 %). Der Basiszinssatz liegt zum 01.01.2026 bei 1,27 % und wird halbjährlich angepasst – bitte tagesaktuell prüfen.
• Verzugspauschale (§ 288 Abs. 5 BGB): 40 € pauschal, allerdings nur gegenüber Unternehmern (B2B).
• Weitere Verzugsschäden: etwa spätere Inkasso- oder Rechtsverfolgungskosten.

Wie Sie eine wirksame Mahnung formulieren, welche Angaben nicht fehlen dürfen und wie viele Mahnstufen sinnvoll sind, lesen Sie im Ratgeber Mahnung schreiben. Die konkrete Höhe Ihrer Zinsforderung ermitteln Sie schnell mit unserem Verzugszinsrechner. Reagiert der Kunde selbst auf eine korrekte Mahnung nicht, hilft der Beitrag Rechnung nicht bezahlt trotz Mahnung weiter.

Schritt 3: Die richtige Eskalationsstufe wählen

Bleibt die Zahlung trotz Mahnung aus, stehen Ihnen drei Wege offen, um Ihre offene Forderung durchzusetzen. Welcher passt, hängt von Höhe, Aussicht und Ihrem Aufwand ab.

Das gerichtliche Mahnverfahren ist der schnellste Weg zu einem Titel, wenn Sie sicher sind, dass der Schuldner die Forderung nicht bestreiten wird: Auf den Mahnbescheid folgt eine zweiwöchige Widerspruchsfrist, danach der Vollstreckungsbescheid. Widerspricht der Schuldner, geht das Verfahren ins streitige Verfahren über.

Wollen Sie sich den Aufwand und das Konfliktpotenzial ersparen, können Sie die Sache in professionelle Hände geben. Wie eine Beauftragung abläuft und was sie kostet, erklärt der Ratgeber Inkasso beauftragen. Unsicher, ob Inkasso oder direkt ein Anwalt sinnvoller ist? Die Gegenüberstellung Inkasso oder Anwalt ordnet beide Optionen ein.

Ein häufiger Denkfehler ist, die Wege als starres „Entweder-oder“ zu sehen. Tatsächlich greifen sie ineinander: Ein Inkassodienstleister übernimmt zunächst das außergerichtliche Verfahren, kann aber bei Bedarf nahtlos das gerichtliche Mahnverfahren einleiten und den erwirkten Titel anschließend zur Zwangsvollstreckung bringen. Wie Sie aus einem Titel tatsächlich Geld machen – etwa über Konto- oder Lohnpfändung –, beschreibt der Ratgeber Zwangsvollstreckung. Ein Titel ist übrigens der eigentliche Wendepunkt: Erst mit ihm können Sie vollstrecken, und er verlängert die Verjährung Ihrer Forderung von drei auf 30 Jahre.

Bei der Kostenfrage lohnt ein genauer Blick. Die Inkassokosten richten sich nach dem RVG (§ 4 RDGEG). Die Geschäftsgebühr wird je nach Schwierigkeit gestaffelt: Zahlt der Schuldner binnen zwei Wochen, fällt oft nur die 0,5-fache Gebühr an; im Regelfall gilt außergerichtlich gegenüber Verbrauchern die 0,9-fache Höchstgebühr, in schwierigen Fällen bis zur 1,3-fachen Gebühr. Hinzu kommt eine Auslagenpauschale von 20 %, höchstens jedoch 20 €. Zuletzt wurde das RVG durch das KostBRÄG 2025 (seit 01.06.2025) angepasst.

Schritt 4: Die Verjährungsfalle vermeiden

Die wohl teuerste Falle beim Forderungseinzug ist die Verjährung. Ist eine Forderung verjährt, kann der Schuldner die Zahlung dauerhaft verweigern – Ihr Anspruch ist faktisch wertlos, obwohl er formal bestehen bleibt.

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 BGB). Ein Beispiel: Eine Forderung aus dem Jahr 2023 verjährt mit Ablauf des 31.12.2026.

Welche Fristen für welche Ansprüche gelten und wie Sie die Verjährung wirksam hemmen oder neu beginnen lassen, lesen Sie ausführlich im Ratgeber Verjährung von Forderungen. Warten Sie im Zweifel nicht bis kurz vor Fristablauf – die verjährungshemmenden Schritte brauchen Vorlauf.

Schritt 5: Selbst machen oder Profi beauftragen?

Spätestens jetzt stellt sich die Kernfrage: Treiben Sie die Forderung selbst ein oder geben Sie sie ab? Beides ist legitim – entscheidend sind Ihr Zeitbudget, Ihr rechtliches Know-how und die Höhe der Forderung.

Selbst eintreiben lohnt sich vor allem bei kleineren, unstrittigen Beträgen: Zahlungserinnerung, Mahnung und notfalls das Online-Mahnverfahren lassen sich mit etwas Sorgfalt gut selbst erledigen. Der Nachteil ist der Zeitaufwand – und das Risiko, Fristen oder Formalien zu übersehen.

Ein professioneller Inkassodienstleister nimmt Ihnen den kompletten Prozess ab, prüft die Forderung juristisch und tritt konsequent, aber fair gegenüber dem Schuldner auf. Das schont Ihre Zeit und – bei seriösem Vorgehen – Ihre Kundenbeziehung. Wichtig ist die Seriosität des Dienstleisters: Registrierte Inkassounternehmen stehen seit dem 01.01.2025 unter der Aufsicht des Bundesamts für Justiz und sind im Rechtsdienstleistungsregister öffentlich prüfbar. Die Höhe der Inkassokosten ist über § 4 RDGEG an das RVG gekoppelt und darf die eines Anwalts nicht übersteigen.

Als Faustregel gilt: Je höher die Forderung, je hartnäckiger der Schuldner und je knapper Ihre eigene Zeit, desto eher lohnt sich professionelle Unterstützung. Denn jede Stunde, die Sie mit dem Hinterhertelefonieren offener Rechnungen verbringen, fehlt Ihnen im Kerngeschäft. Ein seriöser Dienstleister arbeitet zudem lösungsorientiert – etwa mit einer Ratenzahlung, wenn der Schuldner grundsätzlich zahlungswillig, aber vorübergehend klamm ist. So bleibt der Kunde als Geschäftspartner erhalten, statt in die Insolvenz getrieben zu werden. Für kleinere Beträge und klare Fälle kann die Eigenregie über das Online-Mahnverfahren dagegen völlig ausreichen. Die transparente Übergabe funktioniert bei CREDARIA in rund zwei Minuten, ohne Grundgebühr und ohne Mitgliedschaft.

Wie die Übergabe praktisch abläuft und welche Unterlagen Sie brauchen, erfahren Sie im Ratgeber Forderung an Inkasso übergeben. Damit es beim nächsten Mal gar nicht so weit kommt, hilft ein Blick auf Zahlungsausfälle vermeiden und ein solides Debitorenmanagement.

Fazit: Struktur schlägt Warten

Wenn ein Kunde nicht zahlt, ist Ihr größter Verbündeter ein klarer, abgestufter Prozess: freundliche Erinnerung, förmliche Mahnung mit sauber begründetem Verzug, die passende Eskalationsstufe – und stets die Verjährungsfrist im Blick. Handeln Sie zügig, dokumentieren Sie jeden Schritt und wählen Sie bewusst zwischen Eigenregie und professioneller Unterstützung. So verwandeln Sie eine offene Rechnung deutlich häufiger in einen tatsächlichen Zahlungseingang – ohne Ihre Geschäftsbeziehung unnötig zu belasten.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Stand: 1. Juli 2026. Angaben zu Zinssätzen und gesetzlichen Werten ohne Gewähr – bitte tagesaktuell prüfen.