Inkassokosten zu hoch? So viel ist wirklich zulässig

Viele Schuldner fragen sich, ob die geforderten Inkassokosten überhaupt zulässig sind. Die Antwort: Sie sind gesetzlich gedeckelt und nachvollziehbar. Wir zeigen, wie sie sich zusammensetzen und was Sie im Regelfall zahlen.

Auf dem Inkassoschreiben steht neben der offenen Rechnung plötzlich ein zweiter, oft überraschend hoher Betrag: die Inkassokosten. Da liegt der Gedanke „das kann doch nicht rechtens sein“ nahe. Tatsächlich sind Inkassogebühren aber weder frei erfunden noch beliebig – sie sind gesetzlich gedeckelt. Wer die Rechenlogik kennt, erkennt schnell, ob die Forderung berechtigt ist oder ob einzelne Posten überhöht sind. Dieser Beitrag erklärt die zulässige Höhe, zeigt eine Beispielrechnung nach Forderungshöhe und benennt Positionen, die Sie kritisch prüfen sollten.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Wie sich zulässige Inkassokosten zusammensetzen

Der entscheidende Punkt vorweg: Ein registriertes Inkassounternehmen darf für seine Tätigkeit nicht mehr verlangen, als ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit berechnen dürfte. Das regelt § 4 RDGEG (Rechtsdienstleistungsgesetz-Einführungsgesetz). Die zulässigen Inkassokosten orientieren sich damit direkt am Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG). Das RVG wurde zuletzt durch das KostBRÄG 2025 zum 1. Juni 2025 angepasst.

Die außergerichtliche Hauptleistung eines Inkassodienstleisters ist die sogenannte Geschäftsgebühr (Nr. 2300 VV RVG). Deren Höhe hängt von zwei Faktoren ab:

• Der Höhe der Forderung (dem „Gegenstandswert“): Aus einer Gebührentabelle ergibt sich eine sogenannte 1,0-fache Gebühr. Je höher die Forderung, desto höher diese Basisgebühr.
• Dem Gebührensatz (Faktor), der die Schwierigkeit und den Umfang der Tätigkeit abbildet.

Zur Geschäftsgebühr kommt eine Auslagenpauschale für Post- und Kommunikationskosten (Nr. 7002 VV RVG). Sie beträgt 20 % der Gebühr, ist aber auf maximal 20 € gedeckelt. Ist das Inkassounternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, fällt keine Umsatzsteuer auf die Gebühr an – das ist der Regelfall.

Die Staffelung des Gebührensatzes: 0,5 / 0,9 / 1,3

Der Gebührensatz ist kein fester Wert, sondern richtet sich nach dem Aufwand. Für außergerichtliches Inkasso sind vor allem drei Stufen relevant:

Beispielrechnung nach Forderungshöhe

Damit die Beträge greifbar werden, zeigt die folgende Tabelle typische Inkassokosten im Regelfall (0,9-facher Satz) zuzüglich der auf 20 € gedeckelten Auslagenpauschale. Die Werte sind gerundete Orientierungsgrößen zur Einordnung, keine centgenaue Abrechnung im Einzelfall.

Zwei Dinge fallen auf: Bei kleinen Forderungen greift eine Mindestgebühr, sodass 100 € und 300 € offene Forderung zu ähnlichen Kosten führen. Und ab einer gewissen Höhe schlägt die Auslagenpauschale nicht weiter durch, weil sie bei 20 € gedeckelt ist. Wie sich Ihr konkreter Fall rechnet, sehen Sie am schnellsten mit unserem Inkassokosten-Rechner, der Forderungshöhe und Gebührensatz direkt zusammenführt.

Was nicht zu den zulässigen Kosten gehört

Damit Sie die Zusammensetzung einordnen können: Diese Positionen gehören nicht zu den erstattungsfähigen Inkassokosten – bei einem seriösen Dienstleister tauchen sie erst gar nicht auf:

• Doppelte Geschäftsgebühr: Die Geschäftsgebühr fällt für die außergerichtliche Tätigkeit grundsätzlich nur einmal an – nicht erneut für jede weitere Mahnung.
• Zu hoher Gebührensatz: Der 1,3-fache Satz bei einer einfachen, unstreitigen Verbraucherforderung ist begründungsbedürftig; im Regelfall sind 0,9 die Grenze.
• Auslagenpauschale über 20 €: Mehr als 20 € Post- und Kommunikationspauschale sind nicht zulässig.
• Erfundene „Bearbeitungs-“, „Mahn-“ oder „Kontoführungsgebühren“: Zusätzliche Pauschalen ohne Grundlage im RVG gehören nicht zu den erstattungsfähigen Kosten.
• Kosten für eine unberechtigte oder bestrittene Forderung: Ist die Hauptforderung selbst nicht berechtigt, können auch die Inkassokosten nicht verlangt werden.

Wichtig zur Einordnung: Inkassokosten sind grundsätzlich ein erstattungsfähiger Verzugsschaden – der Bundesgerichtshof hat das zuletzt mit Urteil vom 19.02.2025 (VIII ZR 138/23) bestätigt. Berechtigte Kosten müssen Sie also zahlen; unberechtigte Aufschläge nicht.

Reihenfolge der Verrechnung von Zahlungen

Ein häufiges Missverständnis: „Ich habe doch schon einen Teil bezahlt, warum steht die Forderung immer noch so hoch?“ Die Antwort liegt in der gesetzlichen Verrechnungsreihenfolge nach § 367 BGB. Reicht Ihre Zahlung nicht für die gesamte Schuld, wird sie – sofern nichts anderes wirksam vereinbart ist – in dieser Reihenfolge angerechnet:

1. zuerst auf die Kosten (z. B. Inkasso- und Mahnkosten),
2. dann auf die Zinsen,
3. und erst zuletzt auf die Hauptforderung.

Das bedeutet: Eine Teilzahlung tilgt nicht zuerst die eigentliche Rechnung, sondern zunächst Nebenkosten und Zinsen. Deshalb kann die Hauptforderung trotz Zahlung noch fast vollständig offen sein. Wer die Sache in einem Zug vom Tisch haben möchte, sollte daher möglichst den Gesamtbetrag begleichen oder eine klare Ratenzahlung vereinbaren.

Was das für Ihre Bonität bedeutet

Neben den Kosten sorgen sich viele Schuldner um einen möglichen Eintrag bei Auskunfteien. Eine Meldung ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig. Wenn Sie eine berechtigte Forderung zügig ausgleichen oder eine Ratenzahlung vereinbaren, vermeiden Sie das Risiko einer Meldung von vornherein. Details lesen Sie im Ratgeber SCHUFA-Eintrag durch Inkasso vermeiden.

CREDARIAs transparente, faire Gebührenpolitik

CREDARIA ist ein registrierter Inkassodienstleister und rechnet strikt im gesetzlichen Rahmen ab. Registrierte Inkassounternehmen unterstehen seit dem 1.1.2025 der Aufsicht des Bundesamts für Justiz (BfJ) und sind im Rechtsdienstleistungsregister öffentlich prüfbar. Für Sie als Schuldner heißt das konkret:

• Die Gebühren orientieren sich am RVG und der Deckelung nach § 4 RDGEG – nicht mehr, als ein Anwalt verlangen dürfte.
• Bei einfachen, unstreitigen Fällen setzen wir den niedrigen Gebührensatz an, statt reflexartig den Höchstsatz zu verlangen.
• Keine erfundenen Zusatzpauschalen und keine Auslagen über die zulässigen 20 € hinaus.
• Jeder Posten ist im Portal einsehbar – Sie erkennen jederzeit, wofür welcher Betrag anfällt.
• Wir setzen auf faire Lösungen und Ratenzahlung statt auf Eskalation, um überflüssige Folgekosten zu vermeiden.

Faires Inkasso heißt für uns: berechtigte Forderungen konsequent einziehen, aber niemals mehr verlangen, als zulässig ist. Wenn Sie unsicher sind, ob ein einzelner Posten korrekt ist, sprechen Sie uns an – transparente Kosten sind kein Zusatz, sondern der Standard.

Fazit: Prüfen statt pauschal ablehnen

Inkassokosten wirken oft hoch, sind aber gesetzlich gedeckelt und nachvollziehbar. Berechtigt sind im Kern die einmalige Geschäftsgebühr nach dem passenden Satz (im Verbraucher-Regelfall 0,9) plus die auf 20 € begrenzte Auslagenpauschale, dazu Verzugszinsen. Unzulässig sind doppelte Gebühren, erfundene Pauschalen und Kosten für unbegründete Forderungen. Prüfen Sie zuerst die Hauptforderung, achten Sie auf die Verrechnungsreihenfolge nach § 367 BGB und suchen Sie bei berechtigten Forderungen frühzeitig das Gespräch – so zahlen Sie genau das, was Sie wirklich schulden, und nicht mehr.

Stand: 1. Juli 2026. Angaben zu Zinssätzen und gesetzlichen Werten ohne Gewähr – bitte tagesaktuell prüfen.